เงื่อนไขการใช้งาน
ระบบบริหารเอกสารการประชุมกรรมการฯ

1. ผู้มีสิทธิ์ใช้งาน

• กรรมการ อนุกรรมการ คณะทำงาน และผู้แทนที่ได้รับมอบหมายตามคำสั่งแต่งตั้งของสถาบันวิทยาลัยชุมชน
• ฝ่ายเลขานุการและผู้ช่วยเลขานุการของคณะนั้น
• ผู้บริหารและผู้ดูแลระบบที่ได้รับแต่งตั้ง

ผู้ที่ยังไม่มีสิทธิ์ต้องลงทะเบียนผ่านระบบ และเข้าใช้งานได้ต่อเมื่อผู้ดูแลระบบตรวจสอบและอนุมัติแล้ว สถาบันสงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธหรือระงับบัญชีที่ไม่สามารถยืนยันตัวตนได้

2. บัญชีผู้ใช้และการยืนยันตัวตน

• เข้าใช้งานด้วยบัญชี Google ของท่านเอง ห้ามใช้บัญชีของผู้อื่นหรือให้ผู้อื่นใช้บัญชีของท่าน
• รหัสลงนามส่วนบุคคลเป็นความลับเฉพาะตัว ห้ามเปิดเผยแก่ผู้ใด รวมถึงเจ้าหน้าที่ของสถาบัน
• การลงรับรองที่ผ่านการยืนยันด้วยบัญชีและรหัสลงนามของท่าน ถือเป็นการกระทำของท่าน
• หากสงสัยว่ามีผู้อื่นเข้าใช้บัญชีของท่าน ให้แจ้งผู้ดูแลระบบทันที โดยกดปุ่มแจ้งที่หน้าประวัติการเข้าใช้งาน หรือลิงก์ในอีเมลแจ้งการเข้าใช้

3. การใช้เอกสารในระบบ

• เอกสารประกอบระเบียบวาระเป็นเอกสารราชการเพื่อใช้ในการประชุมเท่านั้น
• ห้ามเผยแพร่ ส่งต่อ ทำซ้ำ หรือนำไปใช้นอกวัตถุประสงค์ของการประชุม
• เอกสารที่กำหนดเป็นเอกสารลับ ให้อ่านในระบบเท่านั้น และจะปิดการเข้าถึงเมื่อสิ้นสุดการประชุม หากจำเป็นต้องใช้ภายหลัง ให้ขอรับผ่านฝ่ายเลขานุการ
• ทุกครั้งที่เปิดอ่านหรือดาวน์โหลด ระบบออกเลขอ้างอิงและบันทึกไว้ เอกสารที่แสดงบนหน้าจอและไฟล์ที่ดาวน์โหลดมีลายน้ำและเลขอ้างอิงกำกับ จึงตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าสำเนาใดมาจากการเปิดของผู้ใด

4. การรับรองรายงานการประชุม

• การลงรับรองผ่านระบบมีผลผูกพันเช่นเดียวกับการลงลายมือชื่อในเอกสาร ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544
• ระบบผูกการลงนามเข้ากับค่าแฮชของไฟล์ฉบับที่ท่านอ่าน หากมีการแก้ไขไฟล์ภายหลัง ค่าแฮชจะไม่ตรงและตรวจพบได้ทันที
• หากที่ประชุมมีมติกำหนดเงื่อนไขว่าการไม่ตอบภายในกำหนดถือว่ารับรอง ระบบจะแสดงข้อความดังกล่าวในหนังสือเวียน หน้าลงนาม และใบรับรองท้ายเล่มทุกครั้ง

5. ข้อห้าม

• เข้าถึงหรือพยายามเข้าถึงข้อมูลของคณะที่ตนไม่ได้สังกัด
• รบกวน ทดสอบเจาะระบบ หรือทำให้ระบบไม่สามารถให้บริการได้ตามปกติ
• ดัดแปลง ทำวิศวกรรมย้อนกลับ หรือใช้โปรแกรมอัตโนมัติดึงข้อมูลออกจากระบบ
• ลบหรือแก้ไขลายน้ำ เลขอ้างอิง หรือร่องรอยการตรวจสอบ

6. ความพร้อมให้บริการ

สถาบันดูแลให้ระบบใช้งานได้ตามปกติ แต่ไม่รับประกันว่าจะให้บริการได้ต่อเนื่องโดยไม่หยุดชะงัก อาจมีการหยุดให้บริการชั่วคราวเพื่อบำรุงรักษาหรือด้วยเหตุสุดวิสัย กรณีระบบขัดข้องในช่วงเวียนรับรอง ฝ่ายเลขานุการจะขยายกำหนดเวลาให้ตามความเหมาะสม

7. ข้อมูลส่วนบุคคล

การเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเป็นไปตาม ประกาศความเป็นส่วนตัวของระบบ ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของเงื่อนไขฉบับนี้

8. การแก้ไขเงื่อนไข

สถาบันอาจแก้ไขเงื่อนไขฉบับนี้ได้ และจะประกาศให้ทราบผ่านระบบก่อนมีผลบังคับใช้