ประกาศความเป็นส่วนตัว
ระบบบริหารเอกสารการประชุมกรรมการฯ
1. ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
| หน่วยงาน | สถาบันวิทยาลัยชุมชน |
|---|---|
| ที่อยู่ | อาคารรัชมังคลาภิเษก 2 กระทรวงศึกษาธิการ ถนนราชดำเนินนอก แขวงดุสิต เขตดุสิต กรุงเทพมหานคร 10300 |
| ผู้ประสานงานด้านข้อมูลส่วนบุคคล | ผู้ดูแลระบบ อีเมล werachart@iccs.ac.th |
2. ข้อมูลที่เก็บรวบรวม
- ข้อมูลระบุตัวตน คำนำหน้า ชื่อ นามสกุล อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ตำแหน่งงาน หน่วยงานที่สังกัด ตำแหน่งในคณะกรรมการ และคณะที่สังกัด
- ข้อมูลบัญชี Google ที่อยู่อีเมลและชื่อที่ปรากฏในบัญชี ซึ่งได้รับจาก Google เมื่อท่านกดลงชื่อเข้าใช้ ระบบไม่ได้รับและไม่สามารถเข้าถึงรหัสผ่านบัญชี Google ของท่าน และไม่เข้าถึงจดหมาย ปฏิทิน รายชื่อผู้ติดต่อ หรือไฟล์ส่วนตัวของท่านแต่อย่างใด
- ข้อมูลการลงนาม ผลการพิจารณา วันเวลาที่ลงนาม วิธียืนยันตัวตน และค่าแฮชของเอกสารที่ลงนาม
- ข้อมูลการเข้าใช้งาน วันเวลาที่เข้าและออก ระยะเวลาใช้งาน ชนิดอุปกรณ์ เบราว์เซอร์ ระบบปฏิบัติการ ขนาดหน้าจอ เขตเวลา รหัสอุปกรณ์ และรายการการกระทำในระบบ เช่น เปิดอ่านเอกสารฉบับใด เมื่อใด และลงรับรองเมื่อใด
- ความเห็นรายวาระ ที่ท่านบันทึกไว้ก่อนการประชุม
- รหัสลงนามส่วนบุคคล ระบบเก็บเฉพาะค่าแฮชทางเดียว ไม่สามารถอ่านรหัสจริงของท่านได้
3. วัตถุประสงค์ของการประมวลผล
- ยืนยันตัวตนของผู้ลงรับรองรายงานการประชุม และจัดทำหลักฐานการรับรอง ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544
- จัดส่งเอกสารประกอบระเบียบวาระให้กรรมการอ่านล่วงหน้า และควบคุมการเข้าถึงเอกสารลับ
- รักษาความมั่นคงปลอดภัยของระบบ ตรวจจับการเข้าใช้งานที่ผิดปกติ และให้ท่านตรวจสอบได้ด้วยตนเองว่าการเข้าใช้แต่ละครั้งเป็นของท่านจริง
- ตรวจสอบย้อนหลังเมื่อมีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับการรับรองรายงานการประชุมหรือการรั่วไหลของเอกสาร
4. ฐานทางกฎหมาย
การปฏิบัติภารกิจของหน่วยงานของรัฐตามมาตรา 24 (4) และประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย ในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของระบบตามมาตรา 24 (5) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ประกอบกับความยินยอมที่ท่านให้ไว้เมื่อลงทะเบียนเข้าใช้ระบบ
5. ระยะเวลาเก็บรักษา
| ประวัติการเข้าใช้งาน | 12 เดือนนับจากวันที่เข้าใช้ แล้วระบบลบโดยอัตโนมัติ |
|---|---|
| ร่องรอยการตรวจสอบ | 3 ปี แล้วย้ายไปแฟ้มจดหมายเหตุแยกต่างหาก |
| หลักฐานการลงนามและรายงานการประชุมที่ผนึกแล้ว | ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ เนื่องจากเป็นเอกสารราชการที่ต้องเก็บรักษาตามกฎหมาย จึงไม่สามารถขอลบได้ |
6. ผู้มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล
ตัวท่านเองสำหรับข้อมูลของท่าน ฝ่ายเลขานุการของคณะที่ท่านสังกัดเท่าที่จำเป็นต่อการจัดประชุม และผู้ดูแลระบบที่ได้รับแต่งตั้งเท่านั้น การเข้าถึงข้อมูลทุกครั้งถูกบันทึกไว้และตรวจสอบย้อนหลังได้
ระบบจัดเก็บข้อมูลบนบริการ Google Workspace ของสถาบันวิทยาลัยชุมชน ซึ่ง Google ทำหน้าที่เป็นผู้ประมวลผลข้อมูลตามสัญญาการให้บริการ
7. สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
ท่านมีสิทธิ์ขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลของท่าน ขอแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องเป็นปัจจุบัน ขอให้ระงับการใช้ข้อมูล คัดค้านการประมวลผล ขอถอนความยินยอม และร้องเรียนต่อคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ตามที่กฎหมายกำหนด
ท่านตรวจสอบและขอแก้ไขข้อมูลของท่านได้ด้วยตนเองที่เมนู ข้อมูลของฉัน ในระบบ โดยผู้ดูแลระบบจะตรวจสอบก่อนอนุมัติการเปลี่ยนแปลง หรือติดต่อโดยตรงที่ werachart@iccs.ac.th
การถอนความยินยอมมีผลให้ท่านไม่สามารถใช้ระบบเพื่อลงรับรองรายงานการประชุมได้ แต่ไม่กระทบต่อความสมบูรณ์ของการรับรองที่ท่านได้ลงนามไว้ก่อนหน้า
8. การแก้ไขประกาศฉบับนี้
เมื่อมีการแก้ไขสาระสำคัญ ระบบจะแสดงประกาศฉบับใหม่ให้ผู้ใช้ทุกคนรับทราบอีกครั้งก่อนเข้าใช้งาน และบันทึกวันเวลาที่รับทราบไว้
